Welche Kanäle werden unterstützt?

E-Mail an den Ansprechpartner sowie Nachrichten in einen Kanal in Microsoft Teams oder Slack.

Wann wird benachrichtigt?

Bei jeder Registrierung am Check-in-Terminal und beim Schnell-Check-in an der Einfahrt, sofern ein Ansprechpartner angegeben ist.

Braucht jeder Ansprechpartner ein Teams- oder Slack-Konto?

Nein. Die Nachricht geht in einen Kanal des Betriebs. Für die E-Mail genügt eine hinterlegte E-Mail-Adresse.

Was passiert, wenn die Benachrichtigung fehlschlägt?

Der Check-in wird trotzdem abgeschlossen. Der Fehler wird protokolliert, und der jeweils andere Weg wird unabhängig davon zugestellt.

Benachrichtigung bei Ankunft per Teams, Slack und E-Mail

Ein großer Teil des Aufwands am Empfang entsteht nach der Registrierung: Der Ansprechpartner muss gefunden und informiert werden. GateSign übernimmt diesen Schritt automatisch, sobald ein Besucher, Fahrer oder Dienstleister registriert ist.

Auf einen Blick

E-Mail an den zuständigen Ansprechpartner.
Nachricht in einen Kanal in Microsoft Teams oder Slack.
Auslösung durch den Check-in am Terminal und durch den Schnell-Check-in an der Einfahrt.
Eine fehlgeschlagene Benachrichtigung verhindert die Registrierung nicht.

Zwei Wege der Benachrichtigung

Beide Wege laufen unabhängig voneinander. Fällt einer aus, wird der andere dennoch zugestellt.

E-Mail: an den Ansprechpartner, sofern für ihn eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
Kanalnachricht: in einen festgelegten Kanal in Microsoft Teams oder Slack. Der Kanal gehört dem Betrieb, nicht einer einzelnen Person; eine E-Mail-Adresse des Ansprechpartners ist dafür nicht erforderlich.

Inhalt der Nachricht

Die Nachricht nennt Besuchertyp, Name und Unternehmen der ankommenden Person, das Terminal und den zuständigen Ansprechpartner.

Benachrichtigt wird nur, wenn bei der Registrierung ein Ansprechpartner angegeben ist. Ein Kanal erhält dadurch nicht jede Ankunft des gesamten Standorts.

Einrichtung

Für Teams und Slack wird in den Einstellungen die Webhook-Adresse des gewünschten Kanals hinterlegt. Über die Schaltfläche „Testnachricht senden“ lässt sich die Verbindung vor dem Einsatz prüfen.

Betriebssicherheit

Die Registrierung hat Vorrang. Schlägt eine Benachrichtigung fehl, wird der Fehler protokolliert; der Check-in des Besuchers ist davon nicht betroffen.

Information ohne Suchaufwand am Empfang

In einer Produktvorstellung zeigen wir die Benachrichtigung in Teams und per E-Mail am Beispiel eines Check-ins.

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Häufige Fragen

Welche Kanäle werden unterstützt?: E-Mail an den Ansprechpartner sowie Nachrichten in einen Kanal in Microsoft Teams oder Slack.
Wann wird benachrichtigt?: Bei jeder Registrierung am Check-in-Terminal und beim Schnell-Check-in an der Einfahrt, sofern ein Ansprechpartner angegeben ist.
Braucht jeder Ansprechpartner ein Teams- oder Slack-Konto?: Nein. Die Nachricht geht in einen Kanal des Betriebs. Für die E-Mail genügt eine hinterlegte E-Mail-Adresse.
Was passiert, wenn die Benachrichtigung fehlschlägt?: Der Check-in wird trotzdem abgeschlossen. Der Fehler wird protokolliert, und der jeweils andere Weg wird unabhängig davon zugestellt.

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Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Für die verbindliche Beurteilung betrieblicher Pflichten wenden Sie sich bitte an Ihre Fachkraft für Arbeitssicherheit.