Datenschutzerklärung & Nutzungsbedingungen
Stand: Mai 2026
1. Verantwortlicher
Alpha Consult GmbH
Domring 2, 59581 Warstein
E-Mail: info@alpha-consult.one
2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Dienstleistung erforderlich ist. Dies umfasst:
- Firmendaten bei der Registrierung (Firmenname, E-Mail-Adresse)
- Check-in-Daten, die über das Terminal erfasst werden (Name, Fahrzeugkennzeichen, Unterschrift)
- Server-Logdaten (IP-Adresse, Browserinformationen, Zeitstempel)
3. Zweck der Verarbeitung & Auftragsverarbeitung
Die Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung des GateSign Check-in-Dienstes verarbeitet. Check-in-Daten (Name, Kennzeichen, Unterschrift, Zeitstempel) werden im Auftrag der jeweiligen Kundenunternehmen gespeichert und verarbeitet — diese sind Verantwortliche im Sinne der DSGVO, GateSign ist Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO).
Mit jedem Kundenunternehmen wird vor Aktivierung des Accounts ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Der unterzeichnete AVV ist im Admin-Bereich des jeweiligen Kunden als PDF abrufbar.
4. Hosting und Infrastruktur
Die Anwendung wird über Railway (Railway Corp., USA) mit Server-Region in der EU (Amsterdam) betrieben; Datenbank-, Authentifizierungs- und Speicherdienste über Supabase (Supabase Inc., USA) mit Server-Region in der EU (Stockholm). Da beide Anbieter US-Unternehmen sind, erfolgt eine mögliche Übermittlung in Drittländer auf Basis geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO (Standardvertragsklauseln).
5. E-Mail-Kommunikation
Transaktions-E-Mails (z. B. Registrierungsbestätigung) werden über den Dienst Brevo (Sendinblue SAS, Frankreich) versendet.
6. Cookies
Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies für Session-Verwaltung und Authentifizierung. Es werden keine Analyse- oder Marketing-Cookies eingesetzt.
7. Speicherdauer
Check-in-Daten werden maximal 2 Jahre nach Erfassung gespeichert. Die Frist orientiert sich an der Verjährung für Ordnungswidrigkeiten (§ 31 OWiG) im Zusammenhang mit der Dokumentationspflicht nach § 12 ArbSchG. Eine frühere Löschung durch das verantwortliche Kundenunternehmen ist jederzeit möglich.
Account-Stammdaten (Firmenname, E-Mail, Login-Daten) werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert und nach Vertragsende innerhalb von 90 Tagen gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB) entgegenstehen.
8. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf:
- Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@alpha-consult.one
9. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. In NRW ist dies die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit: www.ldi.nrw.de
Nutzungsbedingungen
Auszug — gelten ergänzend zum jeweiligen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
A. Leistungsumfang
GateSign stellt eine cloudbasierte Software zur Erfassung von Besuchern, Fahrern und Dienstleistern am Empfang bereit (Check-in Terminal, Admin-Dashboard, Sicherheitsbelehrungen, Protokollierung). Die Bereitstellung erfolgt im Abonnement nach den jeweils gewählten Tarifen.
B. Signaturen am Terminal
Die am Terminal abgegebenen Unterschriften (Touchscreen-Erfassung als Pixelbild) sind einfache elektronische Signaturen im Sinne von Art. 3 Nr. 10 eIDAS-Verordnung. Sie sind keine qualifizierten elektronischen Signaturen (QES) und ersetzen eine Schriftform im Sinne von § 126 BGB nicht.
Für die Dokumentation der Sicherheitsunterweisung nach § 12 ArbSchG sowie für interne Empfangs- und Zutrittsnachweise ist die einfache elektronische Signatur ausreichend. Für rechtsgeschäftliche Erklärungen, die der gesetzlichen Schriftform unterliegen, ist die Lösung nicht vorgesehen.
C. KI-gestützte Übersetzungen
GateSign bietet eine automatische Übersetzung kundeneigener Inhalte (z. B. Sicherheitshinweise) in bis zu 20 Sprachen über externe KI- und Übersetzungsdienste (u. a. DeepL). Maschinelle Übersetzungen können fehlerhaft, unvollständig oder missverständlich sein.
Die Verantwortung für die Prüfung und Freigabe der übersetzten Inhalte liegt ausschließlich beim Kunden. GateSign übernimmt keine Haftung für inhaltliche Richtigkeit oder rechtliche Wirksamkeit maschineller Übersetzungen. Vor Veröffentlichung empfehlen wir eine fachliche Kontrolle durch eine sprachkundige Person.
D. Verantwortlichkeit für Inhalte
Der Kunde ist allein verantwortlich für die Rechtmäßigkeit, Richtigkeit und Aktualität aller über GateSign verarbeiteten Inhalte (Sicherheitsbelehrung, Hausordnung, Ansprechpartner, Dokumente). GateSign prüft Kundeninhalte nicht inhaltlich.
E. Verfügbarkeit
GateSign strebt eine hohe Verfügbarkeit an, gewährt jedoch keine garantierte Uptime. Wartungs- und Aktualisierungsarbeiten werden, soweit möglich, außerhalb der typischen Geschäftszeiten durchgeführt.
F. Haftung
Die Haftung von GateSign richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften. Für leichte Fahrlässigkeit haftet GateSign nur bei Verletzung vertragswesentlicher Pflichten (Kardinalpflichten) und der Höhe nach begrenzt auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden. Die Haftung für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit, Personenschäden und nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.