Funktionen von GateSign im Überblick

GateSign ist die digitale Anmeldung für Werkstor und Empfang. Besucher und Fahrer registrieren sich selbst an einem Tablet, die Sicherheitsunterweisung erfolgt in ihrer Sprache, und der Nachweis wird automatisch in der Historie gespeichert. Diese Seite beschreibt den Funktionsumfang von der Selbstanmeldung bis zum Export für die Berufsgenossenschaft.

1. Selbstanmeldung am Terminal

Am Eingang steht ein Tablet als Check-in-Terminal. Besucher, Fahrer und Dienstleister registrieren sich selbst, ohne dass Personal an der Pforte gebunden ist. Der Ablauf dauert unter einer Minute: Sprachwahl, Angabe von Anlass und Ansprechpartner, Kenntnisnahme der Sicherheitsregeln, digitale Unterschrift.

• Drei Besuchertypen mit eigenem Ablauf: Gäste, LKW-Fahrer und Dienstleister oder Fremdfirmen.
• Für Fahrer zusätzlich erfasst: Kennzeichen, Trailer, Referenz- und Ladenummer.
• Nach der Anmeldung wird der zuständige Ansprechpartner automatisch benachrichtigt.

In der Praxis: Wege zum Tor und manuelle Erfassung von Namen entfallen, Sprachbarrieren ebenfalls. Mehr zur Fahrer- und Lkw-Anmeldung.

2. Voranmeldung von Besuchergruppen

Angekündigte Gruppen, etwa eine Werksbesichtigung, ein Lieferantentag, eine Schulung oder ein Bautrupp, werden vorab angemeldet statt einzeln am Terminal erfasst. Die Gruppe wird mit Besuchsdatum und Ansprechpartner angelegt; die Vorbereitung ist vor der Ankunft abgeschlossen.

• Import der Teilnehmerliste (Name, Firma, Kennzeichen, Referenz) statt Einzelerfassung.
• Vorabdruck der Ausweise, die bei Ankunft bereitliegen.
• Sammelunterweisung: Die gesamte Gruppe wird gemeinsam unterwiesen, der Ansprechpartner bestätigt, auf Wunsch mit Unterschrift.
• Gemeinsamer Austritt: Abmeldung der gesamten Gruppe in einem Schritt.

In der Praxis: Bei großen Gruppen entsteht kein Rückstau am Terminal, und jeder Teilnehmer ist dennoch einzeln dokumentiert.

3. Sicherheitsunterweisung in der Sprache des Besuchers

Vor dem Betreten durchläuft jede Person eine kurze Sicherheitsunterweisung in ihrer Sprache. Die Regeln werden einmal zusammengestellt; GateSign übersetzt sie automatisch in alle 20 Sprachen und speichert jede Bestätigung nachvollziehbar.

• Über 20 vordefinierte Regeln nach ISO 7010 (Warnweste, Staplerverkehr, Zutrittsverbote, Videoüberwachung, Motor aus); eigene Regeln mit zwei Klicks ergänzbar.
• Jeder Besuchertyp erhält eine eigene Belehrung.
• Speicherung der digitalen Unterschrift (einfache elektronische Signatur) mit Zeitstempel, Gerätekennung und IP als digitaler Nachweis.

Bedeutung der Sprache: Eine Unterweisung, die der Empfänger nicht versteht, gilt in der Regel als nicht wirksam erfolgt, auch wenn sie unterschrieben ist. Mehr zu Pflichten und Nachweis.

4. Dashboard und Live-Anwesenheit

Das Dashboard zeigt in Echtzeit alle Personen auf dem Gelände mit Name, Firma, Ansprechpartner und, bei Fahrern, Kennzeichen und Referenznummer. Versand und Hallenteam erkennen damit unmittelbar, welcher LKW mit welcher Referenz vor Ort ist, ohne Rückfrage an der Pforte.

• Live-Liste aller anwesenden Personen, samt Zeitpunkt der Anmeldung.
• Im Brand- oder Notfall als Anwesenheitsliste nutzbar.
• Filter nach Zeitraum, Besuchertyp und Terminal.

5. Nachweis, Historie und Export

Jeder Check-in, jede Unterschrift und jede Abmeldung wird versioniert und mit Zeitstempel gespeichert. Bei einer angekündigten Prüfung der Berufsgenossenschaft oder im Schadensfall erstellen Sie den Nachweis selbst, ohne Suche in Papierordnern.

• Export als Excel oder CSV, bis zu 10.000 Einträge.
• Jeder Eintrag mit Zeitstempel, Gerätekennung, Belehrungssprache und Besuchertyp.
• Filterbar nach Zeitraum, Typ und Terminal.

6. Info Screen am Eingang und in internen Bereichen

Der Info Screen ist ein zweiter Bildschirm am Empfang oder Werkstor, unabhängig vom Check-in. Er begrüßt Besucher und zeigt unfallfreie Tage, Wetter und die aktuelle Anwesenheit auf dem Gelände, ergänzt um eigene Hinweise, Bilder und Videos. In internen Bereichen wie Lager oder Versand dient er der Information der Mitarbeitenden, etwa mit betrieblichen Meldungen oder der Übersicht aller Personen auf dem Gelände.

• Läuft als Software auf einem separaten Bildschirm (Bildschirm nicht enthalten).
• Vollständig an Ihr Corporate Design anpassbar: Akzentfarbe, Hintergrund, Schrift und Form der Kacheln.

7. Besucherkarten-Druck und Check-out

Auf Wunsch druckt GateSign bei jedem Check-in automatisch eine Besucherkarte mit Tagesnummer, Name und Ansprechpartner, die sichtbar in der Ausweishülle getragen wird. Die Tagesnummer dient zugleich dem Check-out: Beim Verlassen gibt der Besucher seine Nummer am Terminal ein und meldet sich selbst ab, mit genauem Zeitstempel.

• Automatischer Druck bei jedem Check-in, bis zu drei Druckeranbindungen je Standort.
• Check-out über die Tagesnummer am Terminal; die Anwesenheitsliste bleibt dadurch aktuell.
• Am Ende des Tages ist dokumentiert, wer das Gelände verlassen hat und wer sich noch dort befindet.
• Im Premium-Tarif enthalten, sonst als Add-on buchbar. Passende Etikettendrucker im Zubehör.

8. Einrichtung, Hardware und Datenschutz

GateSign läuft im Browser auf einem handelsüblichen Android- oder iPad-Tablet, ohne Installation, und ist in rund 30 Minuten eingerichtet.

• Keine spezielle Hardware erforderlich; passende Tablets, Halterungen und Drucker sind im Zubehör erhältlich.
• Verarbeitung in europäischen Serverregionen, AVV nach Art. 28 DSGVO inklusive; Übermittlungen an US-Anbieter sind über Standardvertragsklauseln abgesichert.
• Mehrere Standorte lassen sich in einem Konto verwalten (Enterprise-Tarif).

Den Leistungsumfang je Tarif finden Sie bei den Preisen. Hinweise zum Datenschutz enthält der Beitrag zur digitalen Besucheranmeldung und DSGVO.

Der Funktionsumfang kann sich je nach Tarif unterscheiden und wird laufend erweitert. Maßgeblich ist der jeweils aktuelle Stand nach Absprache. Rechtliche Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung.