Funktionen von GateSign im Überblick

GateSign ist die digitale Anmeldung für Werkstor und Empfang. Besucher und Fahrer melden sich selbst an einem Tablet an, die Sicherheitsunterweisung läuft in ihrer Sprache, und der Nachweis landet automatisch in der Historie. Diese Seite erklärt praktisch, was das System kann — von der Selbstanmeldung bis zum Export für die Berufsgenossenschaft.

1. Selbstanmeldung am Terminal

Am Eingang steht ein Tablet — das Check-in-Terminal. Besucher, Fahrer und Dienstleister melden sich selbst an, ohne dass jemand an der Pforte gebunden ist. Der Ablauf dauert unter einer Minute: Sprache wählen, Anlass und Ansprechpartner angeben, Sicherheitsregeln lesen, digital unterschreiben.

• Drei Besuchertypen mit eigenem Ablauf: Gäste, LKW-Fahrer und Dienstleister oder Fremdfirmen.
• Für Fahrer zusätzlich erfasst: Kennzeichen, Trailer, Referenz- und Ladenummer.
• Nach der Anmeldung wird der zuständige Ansprechpartner automatisch benachrichtigt.

In der Praxis: Niemand muss zum Tor laufen oder Namen abtippen, und es gibt keine Sprachbarriere. Mehr zur Fahrer- und Lkw-Anmeldung.

2. Besuchergruppen vorab anmelden

Angekündigte Gruppen — eine Werksbesichtigung, ein Lieferantentag, eine Schulung oder ein Bautrupp — melden Sie vorab an, statt jeden einzeln am Terminal einzutippen. Sie legen die Gruppe mit Besuchsdatum und Ansprechpartner an und bereiten alles vor der Ankunft vor.

• Teilnehmerliste importieren (Name, Firma, Kennzeichen, Referenz) statt einzeln erfassen.
• Ausweise vorab drucken, damit sie bei Ankunft bereitliegen.
• Sammelunterweisung: Die ganze Gruppe wird gemeinsam unterwiesen, der Ansprechpartner bestätigt — auf Wunsch mit Unterschrift.
• Gemeinsamer Austritt: die ganze Gruppe auf einmal abmelden.

In der Praxis: Bei großen Gruppen entsteht kein Rückstau am Terminal, und trotzdem ist jeder Teilnehmer sauber dokumentiert.

3. Sicherheitsunterweisung in der eigenen Sprache

Vor dem Betreten durchläuft jeder eine kurze Sicherheitsunterweisung — in seiner Sprache. Sie stellen die Regeln einmal zusammen, GateSign übersetzt sie automatisch in alle 20 Sprachen und legt jede Bestätigung nachvollziehbar ab.

• Über 20 vordefinierte Regeln nach ISO 7010 (Warnweste, Staplerverkehr, Zutrittsverbote, Videoüberwachung, Motor aus) — eigene Regeln in zwei Klicks ergänzbar.
• Jeder Besuchertyp bekommt seine eigene Belehrung.
• Digitale Unterschrift (einfache elektronische Signatur) mit Zeitstempel, Gerätekennung und IP gespeichert, als digitaler Nachweis.

Warum die Sprache zählt: Eine Unterweisung, die der Empfänger nicht versteht, gilt rechtlich als nicht erfolgt — auch mit Unterschrift. Mehr zu Pflichten und Nachweis.

4. Dashboard und Live-Anwesenheit

Im Dashboard sehen Sie in Echtzeit, wer gerade auf dem Gelände ist — mit Name, Firma, Ansprechpartner und, bei Fahrern, Kennzeichen und Referenznummer. So sieht auch der Versand oder das Hallenteam auf einen Blick, welcher LKW mit welcher Referenz da ist, ohne zur Pforte zu laufen.

• Live-Liste aller anwesenden Personen, samt Zeitpunkt der Anmeldung.
• Im Brand- oder Notfall als Anwesenheitsliste nutzbar.
• Filter nach Zeitraum, Besuchertyp und Terminal.

5. Nachweis, Historie und Export

Jeder Check-in, jede Unterschrift und jede Abmeldung wird versioniert und mit Zeitstempel gespeichert. Kündigt die Berufsgenossenschaft eine Prüfung an oder kommt es zum Schadensfall, ziehen Sie den Nachweis selbst — ohne im Ordner zu suchen.

• Export als Excel oder CSV, bis zu 10.000 Einträge.
• Jeder Eintrag mit Zeitstempel, Gerätekennung, Belehrungssprache und Besuchertyp.
• Filterbar nach Zeitraum, Typ und Terminal.

6. Info Screen am Eingang

Der Info Screen ist ein zweiter Bildschirm am Empfang oder Werkstor, unabhängig vom Check-in. Er begrüßt Besucher und zeigt, was zählt: unfallfreie Tage, Wetter, wer gerade auf dem Gelände ist, dazu eigene Hinweise, Bilder und Videos.

• Läuft als Software auf einem separaten Bildschirm (Bildschirm nicht enthalten).
• Vollständig an Ihr Corporate Design anpassbar: Akzentfarbe, Hintergrund, Schrift und Form der Kacheln.

7. Besucherkarten-Druck und Check-out

Auf Wunsch druckt GateSign bei jedem Check-in automatisch eine Besucherkarte mit Tagesnummer, Name und Ansprechpartner, sichtbar getragen in der Ausweishülle. Die Tagesnummer ist zugleich der Schlüssel für den Check-out: Beim Verlassen tippt der Besucher seine Nummer am Terminal ein und meldet sich selbst ab, mit genauem Zeitstempel.

• Automatischer Druck bei jedem Check-in, bis zu drei Druckeranbindungen je Standort.
• Check-out über die Tagesnummer am Terminal — die Anwesenheitsliste bleibt dadurch immer aktuell.
• Am Ende des Tages ist klar, wer gegangen ist und wer noch auf dem Gelände ist.
• Im Premium-Tarif enthalten, sonst als Add-on buchbar. Passende Etikettendrucker im Zubehör.

8. Einrichtung, Hardware und Datenschutz

GateSign läuft im Browser auf einem handelsüblichen Android- oder iPad-Tablet, ohne Installation, und ist in rund 30 Minuten eingerichtet.

• Keine spezielle Hardware nötig; passende Tablets, Halterungen und Drucker gibt es im Zubehör.
• Verarbeitung in europäischen Serverregionen, AVV nach Art. 28 DSGVO inklusive — bei US-Anbietern über Standardvertragsklauseln abgesichert.
• Mehrere Standorte lassen sich in einem Konto verwalten (Enterprise-Tarif).

Was in welchem Tarif enthalten ist, sehen Sie bei den Preisen. Zum Datenschutz lesen Sie den Beitrag zur digitalen Besucheranmeldung und DSGVO.

Der Funktionsumfang kann sich je nach Tarif unterscheiden und wird laufend erweitert. Maßgeblich ist der jeweils aktuelle Stand nach Absprache. Rechtliche Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung.