Info Screen für Empfang und Werkstor

Der erste Bildschirm einer digitalen Anmeldung ist das Tablet, an dem sich Besucher und Fahrer selbst registrieren. Der zweite ist der Info Screen: ein Bildschirm am Empfang oder Werkstor, der nicht bedient wird, sondern informiert. Er zeigt Begrüßung, Anwesenheit auf dem Gelände, Hinweise und Termine. Dieser Beitrag beschreibt Funktion und geeignete Inhalte für Empfang und Werkstor sowie die Anforderungen an den Datenschutz.

Funktion und Abgrenzung

Ein Info Screen, auch digitales Infoboard oder Signage-Screen genannt, ist ein Bildschirm, der Informationen anzeigt, ohne dass ihn jemand bedient. Am Empfang oder Werkstor läuft er dauerhaft und wechselt selbstständig durch seine Inhalte. Maßgeblich ist die Abgrenzung zum Check-in-Terminal: Am Anmelde-Tablet meldet sich der Besucher aktiv an. Der Info Screen ist passiv. Er informiert alle Vorbeikommenden und ersetzt damit das schwarze Brett und die ausgedruckten Aushänge an der Wand.

Typische Inhalte

Die geeigneten Inhalte hängen vom Standort ab. In der Praxis haben sich folgende Kacheln bewährt:

• Begrüßung mit Firmenname und Logo
• Anzahl der Personen aktuell auf dem Gelände, als Zahl und nicht namentlich
• unfallfreie Tage als sichtbares Sicherheitssignal
• Wetter und Uhrzeit
• betriebliche Hinweise: Anlieferzeiten, Tor-Regeln, nächste Betriebsversammlung
• eigene Bilder, Imagefilme oder Sicherheitsvideos

Empfang und Werkstor: unterschiedliche Anforderungen

Am Empfang steht die Außenwirkung im Vordergrund: Begrüßung, Orientierung für Gäste, gegebenenfalls ein kurzer Imagefilm während der Wartezeit. Am Werkstor steht die Sicherheit im Vordergrund: Anlieferzeiten, Meldestelle für Fahrer, verpflichtende Schutzausrüstung und Anzahl der Fahrzeuge auf dem Hof. Bei gleichem Bildschirmtyp unterscheiden sich die Inhalte. Ein Info Screen sollte sich deshalb je Standort individuell bestücken lassen.

Hardware-Anforderungen

Spezialhardware ist nicht erforderlich. Ein Info Screen läuft auf jedem Smart-TV oder Bildschirm mit Browser; oft genügt ein handelsüblicher Fernseher mit einem kleinen Media-Stick. Die Anzeige erfolgt über den Browser, die Inhalte werden zentral gepflegt. Ein eigener Rechner oder proprietäre Signage-Hardware entfällt. Das hält die Kosten niedrig und erleichtert die Erweiterung um einen zweiten oder dritten Bildschirm an weiteren Eingängen.

Datenschutz bei öffentlich sichtbaren Bildschirmen

Ein öffentlich sichtbarer Bildschirm am Empfang wird datenschutzrechtlich relevant, sobald personenbezogene Daten darauf erscheinen. Die Namen anwesender Besucher sollten nicht offen auf einem Bildschirm erscheinen, den jeder Vorbeikommende sieht; das wäre eine unbefugte Offenlegung. Zu empfehlen ist die Anzeige von Zahlen statt Namen: „24 Personen auf dem Gelände“ ist unproblematisch, eine namentliche Liste nicht. Weitere Hinweise im Beitrag zur digitalen Besucheranmeldung und DSGVO.

Info Screen mit GateSign

Bei GateSign ist der Info Screen Teil desselben Systems wie der Check-in. Er läuft auf einem separaten Bildschirm am Empfang oder Werkstor und zeigt in Echtzeit die Anzahl der Personen auf dem Gelände (als Zahl), unfallfreie Tage, Wetter sowie eigene Hinweise als durchlaufendes Laufband. Farben, Hintergrund und Schrift lassen sich an Ihr Corporate Design anpassen. Spezialhardware ist nicht erforderlich; ein Smart-TV mit Browser genügt.

Neben Empfang und Werkstor lässt sich der Info Screen auch in internen Bereichen einsetzen, etwa in Lager oder Versand. Dort dient er der Information der Mitarbeitenden, zum Beispiel mit betrieblichen Meldungen oder einer Übersicht aller Personen auf dem Gelände: Interner Info-Screen für Lager und Empfang.

Häufige Fragen

Was ist ein Info Screen am Empfang?

Ein Info Screen ist ein Bildschirm am Empfang oder Werkstor, der Informationen anzeigt, ohne dass ihn jemand bedient. Er läuft dauerhaft und wechselt selbstständig durch seine Inhalte, etwa Begrüßung, Anwesenheit, unfallfreie Tage und betriebliche Hinweise. Anders als das Check-in-Terminal, an dem sich Besucher aktiv anmelden, ist der Info Screen rein passiv.

Was kann man auf einem Info Screen anzeigen?

Üblich sind Begrüßung mit Firmenname und Logo, die Zahl der aktuell anwesenden Personen, unfallfreie Tage, Wetter und Uhrzeit sowie betriebliche Hinweise wie Anlieferzeiten oder die nächste Betriebsversammlung. Zusätzlich lassen sich eigene Bilder, Imagefilme oder Sicherheitsvideos einspielen.

Braucht ein Info Screen spezielle Hardware?

Nein. Ein Info Screen läuft auf jedem Smart-TV oder Bildschirm mit Browser; oft genügt ein handelsüblicher Fernseher mit kleinem Media-Stick. Ein eigener Rechner oder proprietäre Signage-Hardware ist nicht erforderlich, da die Anzeige über den Browser erfolgt.

Ist es datenschutzkonform, Besucher auf einem Bildschirm anzuzeigen?

Namen anwesender Besucher sollten nicht offen auf einem öffentlich sichtbaren Bildschirm erscheinen; das wäre eine unbefugte Offenlegung personenbezogener Daten. Datenschutzfreundlich ist die Anzeige als Zahl statt Namen, etwa „24 Personen auf dem Gelände". Die Information bleibt sichtbar, ohne Einzelne preiszugeben.

Worin unterscheidet sich der Info Screen vom Check-in-Terminal?

Am Check-in-Terminal meldet sich der Besucher aktiv an: Sprachwahl, Dateneingabe, Bestätigung der Unterweisung, Unterschrift. Der Info Screen wird nicht bedient, sondern zeigt Informationen für alle Vorbeikommenden. Beide lassen sich parallel betreiben, das Anmelde-Tablet an der Theke und der Info Screen an der Wand.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information. Ob und wie personenbezogene Daten auf einem Bildschirm angezeigt werden dürfen, hängt vom Einzelfall ab; im Zweifel stimmen Sie sich mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.